American Management Association
Mientras que las oficinas se pueden construir en casi
cualquier ubicación de casi cualquier edificio, algunos requisitos modernos
para las oficinas hacen de esto un poco más difícil. Los requisitos pueden ser
legales (los niveles de iluminación deben ser suficientes, por ejemplo) o
técnicos (los requisitos para el armado de una red). Además de otros requisitos
tales como seguridad y flexibilidad de la distribución, esto ha conducido a la
creación de edificios especiales para ser utilizados como oficinas.
Un edificio de
oficinas es una forma de edificio comercial que contiene
espacios diseñados principalmente para ser utilizado para los oficinistas. El
propósito principal de un edificio de oficinas es proporcionar un lugar de
trabajo para los trabajadores administrativos y directivos. Estos trabajadores
ocupan generalmente áreas determinadas dentro del edificio, donde se les
proporcionan los escritorios, las PC y todo equipo que puedan necesitar.
Las
oficinas actuales deben contar con una distribución distinta y orientada a
aprovechar mejor la luz natural. Una iluminación inadecuada puede causar fatiga
ocular, cansancio y dolor de cabeza. También produce falta de atención,
desánimo, depresión, irritabilidad, fatiga y estrés, lo que puede causar
accidentes, poco rendimiento y bajas laborales.
A la hora
de iluminar la oficina es
aconsejable tener en cuenta que cada espacio tiene unas necesidades distintas
de iluminación y que no se puede iluminar igual todas las zonas con una única
luz general.
Y es que
con las luces indirectas aportaremos a cada espacio la iluminación necesarias
preciso tener en cuenta a la hora de iluminar una oficina es que no es bueno
que exista el mismo nivel de iluminación en todos los espacios.
No debería
haber la misma iluminación en un puesto de trabajo, donde la gente se toma un
café, en un despacho de gerencia, la sala de juntas, etc.
·
Para la iluminación general
de la oficina podemos optar por lámparas de techo que luz fluorescente compacta
de 20W, 30W o 27W de tubos rectilíneos.
·
Aunque otra opción es con
halógenos que nos permiten conseguir un ambiente más natural y cálido por la
luz que aportan en su caso, opta por los halógenos orientados de 12V.
·
La iluminación indirecta
para las distintas zonas de la oficina puede hacerse con halógenos y con
lámparas fluorescentes.
·
Para la zona del escritorio
lo ideal es una lámpara de luz difusa dirigida a la pared que ilumine la zona
posterior a la pantalla, para así reducir el contraste entre sombras y luces de
la pantalla.
·
Una lámpara de mesa de baja
potencia es una buena opción para iluminar la mesa de trabajo.
·
La luz natural también ha de
tenerse en cuenta a la hora de iluminar sobre todo en el caso del escritorio ya
que debe poderse regular de alguna manera la luz entrante para evitar los
molestos reflejos o deslumbramientos. Esto se soluciona con una cortina.
·
En cuanto al tipo de
lámparas que situemos cerca de nuestro puesto de trabajo lo más recomendable es
optar por las fluorescentes que emiten menos calor que las incandescentes
tradicionales, y es que apenas se calientan y su vida es mucho mayor.
·
Evitaremos también
deslumbramiento utilizando pantallas en los puntos de luz y a su vez podremos
dirigir la luz de forma más eficaz.
·
Los halógenos orientados son
otra opción pero en ocasiones se desaconsejan porque si no se colocan a la
distancia correcta se convierten en fuentes de calor muy molestas. Y por tanto
no garantizan siempre el grado de luz necesaria.
·
La iluminación asimétrica,
típica de las lámparas de escritorio, es la mejor opción para el área de
trabajo dirige los rayos de luz en modo indirecto y a lo largo de toda la
superficie de trabajo, su distribución es uniforme y no produce sombras.
·
La luz debe ser proyectada
en el lado correcto, según la forma que se escribe, por ejemplo, en el lado
opuesto de la mano que escribe.
·
La sala de reuniones debe
iluminarse centrando la atención en la mesa de reuniones ya que debe aportar la
luz suficiente para los distintos usuarios de la mesa. Así que una iluminación
general con una lámpara de techo que cubra toda la superficie de la mesa que
aporte una luz natural y cálida es fundamental.
·
Si la mesa es amplia debería
desecharse los halógenos y optar por lámparas incandescentes. Y también se
desechan las fluorescentes porque suelen producir un efecto parpadeo que puede
resultar molesto.
·
En la sala de reuniones las
luces indirectas son necesarias, sobre todo cuando se necesita apagar la
iluminación general para usar un proyector por ejemplo. Es que en muchos casos
será necesario que se pueda personalizar la luz a cada momento. De ahí que no
puedan faltar luces indirectas que además conseguir crear un ambiente más
agradable y natural.
Lo que al mobiliario se
refiere, todos sabemos que es un componente esencial en una oficina, y este
puede ser un factor en el aumento de la productividad y esto es importante así
como proporcionar una buena comodidad a los oficinistas. Un diseño adecuado y
el espacio de oficina, invita a los trabajadores a un entorno visualmente
agradable en el que pueden tener acceso más fácilmente a todas las herramientas
de uso frecuente del comercio y terminar sus tareas con la menor cantidad de
esfuerzo físico requerido.
Por ejemplo, antes de comprar una nueva silla de escritorio para su oficina, el usuario
deba detenerse y pensar exactamente lo que va a hacer en su nueva silla. Esto
le ayudará a determinar las mejores opciones que complementan su nivel de
confort físico y el trabajo de rutina. Las sillas de escritorio están
disponibles con una variedad de características que pueden hacer cada una de
las tareas más fáciles. También están construidos y diseñados para adaptarse a
diferentes tamaños y niveles de confort.
Si va a utilizar en su escritorio sillas principalmente para trabajar en la
computadora la mayor parte del día, tendrá que investigar las características
que tendrá la silla de escritorio para pasar sentados la mayoría de los días y
que esta sea lo más cómoda posible. Que sea totalmente cómoda para los brazos
le permitirá una estancia cómoda en el escritorio. Un diseño inclinado de
asiento promueve la circulación a través de las piernas mientras estaba sentado
durante largos períodos de tiempo. Un apoyo Lumbar ayudará a prevenir
deslizamiento y mantener la espalda bien alineada y libre de tensiones. Una
silla de oficina con una función de altura ajustable le permitirá posición de
en la oficina a un nivel apropiado para su estancia en el trabajo.
Con respecto a cómo debe ser
el escritorio para una oficina, hay que considerar varios elementos como por
ejemplo el tamaño, la ubicación o las cosas que se van a colocar en dicho
escritorio. Los escritorios que caben en cubículos son muy diferentes
a un escritorio ejecutivo. Han sido diseñados tanto para el trabajo y la
capacidad de usar un pequeño espacio. Una mesa de centro de llamadas tendría
similares características, incluyendo la facilidad de uso de teléfono o
computadora. La secretaria o el oficinista a menudo tienen un escritorio más
grande, pero este escritorio es inmóvil en el trabajo de la persona. Esta
persona necesita varias cosas al mismo tiempo. Necesitan un espacio de
mostrador en la superficie, así como la computadora y el espacio del teléfono.
Un escritorio debe ser elegido sobre la base de su uso y no sólo en su
apariencia.
El escritorio equivocado en
el lugar equivocado puede ser un perjuicio para el buen flujo de trabajo de
oficina. Madera u otros materiales son una preferencia personal cuando se elija
con que material se hará el escritorio. El color también es una opción personal.
El punto necesario es que el usuario se sienta como en casa cuando esté sentado
o de pie en el mostrador. El uso debe ser el factor primordial en el escritorio
que sea elegido para su uso. Escritorios de alturas inusuales pueden ser
adquiridos para los que le gusta trabajar de pie, en lugar de sentarse en una
silla. La elección final de un escritorio es tener uno construido por un
maestro de la madera capacitado para
hacer el trabajo.
En lo que al ruido se refiere, este es uno de los más grandes
problemas de los lugares de trabajo ya que puede provocar estrés, fatiga,
depresión, irritabilidad y patologías más graves relacionadas con la tensión
que el ruido genera. La Organización Mundial de la Salud, aconseja que no se
sobrepase el umbral de los 55 decibelios durante el día, para que el cuerpo no
sufra alteraciones. En oficinas, el nivel máximo en zonas operativas debe ser
de 50 dB, en las salas de conferencias 40 dB y en los despachos de 50 dB. Sin
embargo el nivel medio es de 70 dB.
Otro punto importante a
tomar en cuenta es la ventilación que debe haber en la oficina, aquí se
recomienda buscar un ambiente térmico confortable para la mayoría de las
personas que trabajan en su interior.
La
temperatura más indicada oscila entre los 200 y los 250 centígrados. Resulta
aconsejable favorecer la renovación del aire abriendo las ventanas varias veces
al día. Igualmente es preciso mantener las instalaciones de climatización en
correctas condiciones sanitarias.
Los últimos puntos a tomar en cuenta en las oficinas y que van muy de
la mano son la seguridad e higiene, considérense estos
hechos; tan sólo en Estados Unidos:
·
En 1995, había 3.5
millones de discapacitados por accidentes laborales.
·
En 1995, 6,210 empleados
murieron en accidentes de trabajo.
·
En 1995, había 500,000
casos reconocidos o diagnosticados como enfermedades laborales.
·
Cada año, se pierden
unos 75 millones de días laborales debido a lesiones.
Es sorprendente la carga sobre el comercio estadounidense por la pérdida de productividad y sueldos y salarios, gastos médicos y compensaciones por lesiones. Pero no hay modo de calcular el
sufrimiento humano involucrado.
Para prevenir pérdidas aún peores, el Congreso estadounidense promulgo en
1970 una Ley de Seguridad e Higiene Laboral, mejor conocida como OSHA. A pesar del las cifras que se
mencionaron, la ley, diseñada para "asegurar, en la medida de lo posible,
que todos los hombres y mujeres estadounidenses tengan condiciones laborales
sanas y seguras y para preservar los recursos humanos", resultó muy eficaz y redujo el número de lesionados que
provocaban pérdida de tiempo de trabajo, así como el número de muertes en accidentes de trabajo.
Cobertura OSHA
La ley se extiende a todos los patrones y sus empleados, con unas cuantas
excepciones, que incluyen el gobierno federal y cualquier subdivisión política de un estado. Sin embargo, cada dependencia federal tiene la obligación de establecer
un programa de seguridad e
higiene que es vigilado por OSHA. Del mismo
modo, cualquier estado de la Unión Americana que busque aprobación de OSHA para
su programa de seguridad e higiene para el sector privado debe proporcionar
programas similares que puedan cubrir a los empleados de los gobiernos locales
y del estado y que al menos sea tan eficaz como el programa para las empresas privadas. Cuando el gobierno federal aprueba los programas estatales,
afirmando que cumplen las normas federales, entonces el estado se encarga de hacer cumplir dicha ley que de otra manera realizaría el
gobierno federal.
Normas OSHA
Una de las responsabilidades de OSHA es desarrollar y hacer cumplir de
manera obligatoria las normas de seguridad e higiene. Estas normas caen en
cuatro categorías principales: industria en general, marítima, construcción, y agricultura. Estas normas cubren el lugar de trabajo, el equipo y la maquinaria, el
material, las fuentes de poder, los procesos, la ropa de protección, los primeros auxilios y los requerimientos
administrativos. Vamos a enfocarnos principalmente en la parte administrativa y
veremos los temas más relevantes a desarrollar en un programa de seguridad.
La gerencia debe mantener un
compromiso con la seguridad y la salud:
·
Proveer condiciones de
trabajo salubres y seguras a los empleados
·
Asignar responsabilidades
de seguridad y salud
·
Designar personas
autorizadas para corregir riesgos en el área de seguridad y salud
·
Garantizar que los
empleados puedan expresar sus preocupaciones concernientes a la seguridad y
salud sin temor a represalias
·
Informar los riesgos a
los empleados
·
Coordinar la
comunicación de riesgos con otros empleadores en el lugar de trabajo
·
Fijar el cartel
estatal o federal de OSHA
También se deben identificar y determinar riesgos:
·
Evaluar las
operaciones, procedimientos, instalaciones y equipo para identificar
riesgos
·
Monitorear los niveles
de exposición
·
Garantizar
inspecciones periódicas de seguridad y salud
·
Realizar
investigaciones sobre accidentes
·
Determinar si los
controles administrativos o de ingeniería o el equipo de protección personal
debe utilizarse
Debe haber un control y eliminación de los riesgos:
·
Asegurar que las
máquinas y herramientas estén funcionando de manera segura y en cumplimiento
con las normas correspondientes
·
Establecer controles
de ingeniería y prácticas de trabajo para eliminar los riesgos la salud
·
Llevar a cabo trabajos
de limpieza para eliminar los riesgos que puedan atribuirse a desechos y
escombros en las áreas de trabajo
·
Proporcionar equipo de
protección personal (PPE) adecuados cuando otros controles no son viables
·
Garantizar medios de
salida seguros
Se deben de planificar las respuestas a las emergencias:
·
Desarrollar
planes de respuesta a emergencia
·
Desarrollar programas
de prevención y protección contra incendios
Dar atención médica y primeros auxilios:
·
Proveer servicios
médicos, tratamiento de primeros auxilios y suministros
·
Garantizar la
disponibilidad del rescate de emergencia para los empleados lesionados
·
Fijar los números de
teléfonos de emergencia de médicos, hospitales y ambulancias
Además debe capacitarse a los empleados sobre todas las
situaciones que pueden suceder:
·
Adiestrar a los
empleados en el reconocimiento de riesgos
·
Adiestrar a los
empleados a reconocer y evitar las condiciones inseguras
·
Proporcionar
adiestramiento sobre las prácticas seguras del trabajo y las normas
correspondientes
·
Proporcionar
adiestramiento sobre el manejo seguro de la maquinaria y el equipo
·
Proporcionar
adiestramiento sobre los riesgos en el acceso a las escaleras y escalinatas
·
Proporcionar
adiestramiento sobre los riesgos y precauciones asociados con la entrada a
espacios limitados y cerrados
Finalmente hay que verificar la corrección y el
mantenimiento de expedientes:
·
Registrar las lesiones
y fatalidades
·
Mantener los
expedientes médicos
·
Mantener expedientes
de la exposición
·
Mantener documentos y
etiquetas apropiados para la verificación de la corrección
A continuación algunos consejos útiles más específicos a
tomar en cuenta a la hora de laborar en una oficina:
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 Aprender a utilizar correctamente los equipos de oficina.
Leer cuidadosamente las instrucciones antes de poner en funcionamiento
cualquier equipo.
Si utiliza guillotinas hacerlo con cuidado, evitando acercar los
dedos al filo de la cuchilla.
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No dejar cables en el suelo.
Mantener los pasillos libres de objetos que puedan provocar
caídas.
No amontonar materiales que obstaculicen el paso.
No corra en la oficina aunque esté apurado.
Los pisos desiguales y las alfombras deterioradas pueden provocar
tropiezos al igual que los pisos lisos o encerados.
Colocar los cestos de residuos donde no se tropiece con ellos.
Las conexiones telefónicas o eléctricas no deben instalarse en
lugares por donde se transite.
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No sobrecargar las toma-corrientes. Esto impide que se recaliente
la instalación.
Si se detecta un problema en la instalación, o en algún equipo,
llamar a un especialista, no repare ningún equipo si no está capacitado.
Evitar colocar objetos sobre los aparatos eléctricos.
Al retirarse de la oficina, no olvidar apagar las luces y
desconectar, siempre que sea práctico, los aparatos eléctricos.
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PROTECCIÓN
CONTRA INCENDIO
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Asegurar que los accesos a los matafuegos y/o hidrantes no se
encuentren obstruidos.
Mantener despejadas salidas, pasillos y, si las hubiera, salidas
de emergencia.
Si se permite fumar, no colocar el cigarrillo encendido en bordes
de escritorios.
Usar cenicero. Apagar siempre allí las colillas de los
cigarrillos, nunca tirar las colillas en los cestos de residuos, ventanas,
etc.
Al retirarse verificar que la llave de gas y hornallas de la
cocina se encuentran cerradas.
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