Organización
La función del orden
Qué es una organización?
Una organización es un grupo de personas trabajando juntas para lograr un mismo objetivo; por tanto, no se pueden lograr individualmente. Es básicamente la distribución de trabajo acompañado por una delegación de autoridad adecuada para asegurar que todos cumplan con su trabajo.
 son todas las actividades necesarias para lograr los objetivos previamente establecidos Asignación de un administrador con autoridad para supervisar que la gente lleve a cabo sus actividades |
Proceso de organización
Tipos de organización
ü Formal: Organización estructurada y planeada.
ü Informal: conjunto de contactos, interacciones personales y a los grupos de gente asociados que trabajan dentro de la organización formal.
División de trabajo: se puede dividir ya sea vertical u horizontalmente.
· Horizontal: Se base en la especialización de trabajo y ayuda a producir más trabajo con el mismo esfuerzo e incrementa la eficiencia y calidad. Además facilita el flujo de comunicación dentro de la organización. De la división de trabajo pueden resultar las siguientes ventajas:
§ Requiere menos habilidades por persona.
§ Más fácil de entrenar.
§ La práctica del mismo trabajo desarrolla habilidad.
§ Utiliza siempre cada una de las mejores habilidades del trabajador.
§ Más calidad del producto final.
· Vertical: Establecimiento de líneas de autoridad y define los niveles que forman la estructura vertical.
Departamentalización
Método más frecuente para llevar a cabo la división de trabajo y comprende actividades de grupo relacionadas. La departamentalización se practica no sólo para llevar a cabo la división del trabajo sino para mejorar el control y las comunicaciones.
Tipos de departamentalización:
Departamentalización por función: Se define por naturaleza del trabajo. Las más comunes en una empresa son: Producción, Ventas y finanzas. Se puede dividir aun mas según la necesidad de la empresa, por ejemplo: Producción se puede dividir en mantenimiento, control de calidad, ingeniería fabricación, etc. Algunas de las ventajas son: Permite especialización de funciones y proporciona un uso eficiente de equipo y recursos. Pero los miembros pueden desarrollar mas lealtad a las metas de su grupo que a las de la organización provocando conflictos entre otros departamentos.
Departamentalización por producto: son todas las actividades necesarias para producir y se caracteriza por:1. Se encuentran bajo un solo administrador
2. Permite a las personas identificarse con un producto en particular
3. Desarrolla el espirito de solidaridad.
4. Facilita administrar a cada producto como un centro de unidad distinto.
5. Puede ocasionar problemas si los departamentos resultan demasiado competitivos.
6. La duplicación de facilidades y equipo puede ser necesaria.
7. Se adapta a grandes organizaciones.
Departamentalización Geográfica: está dividida por territorios y es más probable q ocurra en organizaciones q mantienen oficinas autónomas. Permite el empleo de trabajadores locales con un alto conocimiento de los deseos y sentimientos locales lo cual proporciona un alto nivel de servicio. Departamentalización por cliente: se basa en la división por clientes servidos, por ejemplo: clientes minoristas y clientes mayoristas. Otros tipos de departamentalización:1. Por números simples: es cuando el éxito está en el número de trabajadores de la empresa.
2. Por proceso o equipo: las actividades se pueden agrupar dependiendo del equipo o proceso usado.
3. Por tiempo o turno: cuando la organización trabaja 24 horas se puede dividir de acuerdo al turno.
Debido a las ventajas y desventajas no todas las empresas usan el mismo tipo de departamentalización en todos sus niveles.
Razones para Organizar
§ Para establecer líneas de autoridad y así crear líneas de orden dentro del grupo.
§ Porque mejora la eficiencia y calidad del trabajo, esto ocurre cuando unidades individuales trabajan juntas para producir una meta establecida.
§ Aumento de coordinación.
§ Para el aumento de la comunicación eficiente e inmediata
Autoridad, poder y responsabilidad
La autoridad es el derecho de mandar e invertir recursos. Una delegación de autoridad que no esté clara es la fuente principal de confusión y conflicto dentro de una organización. Un administrador puede tener el poder de hacer gastos frívolos, pero no tiene el derecho de hacerlo.
· Fuentes de autoridad:
Tradicionalmente la autoridad se ha visto como una función de posición. De acuerdo con este criterio, la gente mantiene la autoridad porque ocupan cierta posición, una vez que la cambian pierden su autoridad.
La constitución y las leyes garantizan el derecho de libre empresa. Los dueños de una organización de este tipo tienen el derecho de elegir al consejo y alta administración. Esta última selecciona a los administradores general y departamental. Este punto de vista tradicional de autoridad se llama también teoría formal de autoridad. La segunda teoría de autoridad se llamo aceptación de autoridad, el subordinado tiene el poder de aceptar o rechazar la orden de una superior.
· Principios basados en la autoridad
Debido a que la autoridad es un elemento clave de la administración y en las organizaciones se han desarrollado muchos principios.
Principio de paridad
El principio de paridad establece que la autoridad y responsabilidad deben coincidir, la administración debe delegar autoridad suficiente para que el subordinado pueda hacer su trabajo. Algunas personas pueden delegar la autoridad pero no responsabilidad, la delegación no altera el grado de autoridad o responsabilidad que tiene el superior.
Cita de Robert Townsed: muchos da apoyos fingidos, pero pocos delegan autoridad en asuntos importantes, un verdadero líder realiza tanto trabajo humillante por si gente como sea posible.
William H. Newman hizo una lista de tres componentes del proceso de delegación:
- Asignación de deberes del administrador a sus subordinados inmediatos
- El otorgamiento de permiso (autoridad)
- La creación de una obligación (responsabilidad)
Unidad de mando
El principio de unidad de mando establece que un empleado debería tener solamente un superior inmediato, la dificulta de para servir a más de un superior se ha reconocido durante miles de años:
Sermón de la montaña: “Ningún hombre puede servir a dos amos”, el 30 % de los problemas de relaciones humanas en la industria de los Estados Unidos de Norteamérica es provocado por este mismo concepto.
Principio de escalafón
El principio del escalafón establece la autoridad en la organización pasa por un escalafón a la vez través de la cadena de superiores clasificados desde el rango más alto hasta el más bajo. El principio del escalafón se basa en la necesidad de comunicación y el principio de la unidad de mando.
Como Fayol estableció, años antes que Urwick, “es un error apartarse innecesariamente de la línea de la autoridad, pero es un error aun mayor mantenerse en ella se sigue en perjuicio del negocio “
Ámbito de control
El ámbito de control se refiere al número de subordinados que un administrador puede dirigir efectivamente, a SirIan Hamilton se le da generalmente el crédito por desarrollar la primera visión popular del concepto de una ámbito de control limitado ( con no más de seis subordinados reportando a un superior).
“Ningún superior puede supervisar directamente el trabajo de más de cinco o, o como máximo, seis subordinados”, los trabajadores más antiguos a menudo trabajan como administradores o lideres no oficiales.
Principio de la excepción
Un administrador debería concentrar sus esfuerzos en asuntos que se desvían bastante de lo normal
y dejar a sus subordinados manejar los asuntos rutinarios, el administrador debe concentrar su habilidad o no hundirse con asuntos insignificantes y rutinarios.
· Centralización Contra Descentralización
Hay limitaciones a la autoridad de cualquier puesto. El concepto de autoridad del embudo establece que la amplitud y alcance de la autoridad resulta más limitado conforme uno desciende el escalafón, los niveles más altos de administración establecen la forma de los embudos, mientras la alta administración opte por delegar más autoridad, menos cónico menos cónico resulta el embudo. La centralización y la descentralización se refiere al grado de autoridad delegada por la administración superior.
La descentralización permite más flexibilidad y una acción más rápida, la descentralización resulta en una moral más alta al permitir a niveles de administración más bajos involucrarse activamente en el proceso de toma de decisiones, la desventaja es la pérdida de control potencial.....
Estructura de la Organización
Algunas personas creen que un buen empleado debería ser capaz de trabajar satisfactoriamente sin importar la estructura de la organización correcta, cualquiera debería estar en posibilidades de actuar en una forma adecuada. Una estructura de organización adecuada es un prerrequisito para un buen rendimiento de los empleados. Líneas de autoridad claras y adecuadas junto con una departamelización correcta forman las bases para la estructura de la organización
La división en departamentos es el método usado más frecuentemente para llevar a cabo la división del trabajo. Se refiere al agrupamiento de actividades en unidades de trabajo relacionadas. Las unidades de trabajo se pueden relacionar en base a las funciones de trabajo, producto, consumidor, geografía, técnicas ó tiempo.
Mientras existen miles de estructuras de organización distintas, todas serán variaciones o combinaciones de tres tipos básicos:
Organización lineal:
La denominación "lineal" se debe al hecho de que entre el superior existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad. Es una organización simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite lo que pasa en su área.
Ventajas
- Es sencillo y claro.
- No hay conflicto de autoridad ni fugas de responsabilidad.
- Se facilita la rapidez de acción.
- Se crea una firme disciplina, cada jefe adquiere toda la autoridad ya que para sus subordinados es el único que la posee.
- Es útil en la pequeña empresa.
- La autoridad lineal recibe el asesoramiento y servicio técnico de un cuerpo especialista.
Desventajas
- Se carece de especialización.
- No hay flexibilidad para futuras expansiones.
- Es muy difícil capacitar a un jefe en todos los aspectos que debe coordinar.
- Se propicia la arbitrariedad de que el jefe observe toda la responsabilidad de la autoridad.
Organización lineal y de equipo directriz:
La adición de especialistas de un equipo directriz a una organización lineal crea una organización lineal y un grupo directriz. Las funciones del equipo se aconsejan y sostienen en naturaleza y se diseñan para contribuir a la eficiencia y mantenimiento de la organización, por cuanto las funciones de línea se relacionan directamente en la producción de los bienes ó servicios de la organización.
Organización matriz:
Es una jerarquía donde cada empleado tiene un superior. Los miembros del staff están agrupados por especialidad, tales como producción, mercadeo, ingeniería y finanzas. Las organizaciones de matriz tiene proyectos pero el alcance de los mismos está limitado a la restricción de la función: el departamento de ingeniería hará su trabajo independientemente de los departamentos de manufactura o mercadeo.
Organización y Tecnología
La organización no es sólo un sistema social o técnico, requiere de estructuras e integración de las actividades humanas en torno a diversas tecnologías. El sistema técnico está determinado por los requerimientos de trabajo de la organización y toma forma de la especialización de aptitudes y conocimientos requeridos, los tipos de maquinarias y equipos utilizados, los requerimientos de procesamiento de datos y la disposición de las instalaciones. Cualquier cambio en el sistema técnico afecta a otros elementos de la organización.
Enfoque de una contingencia:
Los administradores con experiencia han dicho durante años que no hay una estructura de organización aplicable a todas las situaciones. La estructura más adecuada depende de la tecnología particular que se emplea, la proporción de cambio en el medio ambiente, y muchas otras fuerzas dinámicas.
El reconocimiento de estos administradores y el de estudiantes en cuanto a que no hay una mejor forma universal de organizar sino que el diseño es condicional llevó al desarrollo de un enfoque de una contingencia o de situación.
Variables que afectan una estructura de organización adecuada:
