La importancia de los grupos de trabajo

Grupos de Trabajo, conformidad y creatividad

Hay muchas formas para definir un grupo. Sin embargo cuando se refieren a grupos en las organizaciones, lo que se necesita es una definición que facilite un entendimiento de cómo los individuos trabajan juntos en ellas.

Un grupo de trabajo es un subsistema especializado dentro de una organización. Las personas que lo componen lo diseñan con un funcionamiento fijo para proyectar y realizar el mismo tipo de tareas.

En este capítulo se usará el término grupos de trabajo para describir a los grupos en las organizaciones. Los grupos pueden ser formales o informales.

Grupos formales: nos referimos a los que define la estructura de la organización, con asignaciones determinadas de trabajo que fijan tareas. En los grupos formales, el comportamiento de los individuos está estipulado y dirigido hacia las metas de la organización. Ej.: Los seis miembros de la tripulación de un avión.

Dos formas populares de grupos de trabajo formal son los grupos de mando y los de tareas. Estos grupos pueden ser pequeños o primarios.

Los grupos de mando se pueden ver en la gráfica de la organización (los vicepresidentes que reportan al presidente comprenden uno de estos grupos, los jefes de departamento que reportan al vicepresidente comprenden otro grupo de mando, estos son pequeños y pueden ó no ser primario, no hay necesariamente camaradería y lealtad.

Un grupo de tarea se forma por empleados que colaboran con objetivo de lograr un trabajo asignado por la organización. Ej. Los ingenieros que trabajan en un proyecto en particular y los comités son ejemplos de grupos de tareas. Se definen por la estructura de la organización, también son pequeños y no necesariamente grupos primarios.

Grupos informales: son alianzas que no tienen una estructura formal ni están definidos por la organización. Estos grupos son formaciones naturales del entorno laboral que surgen en respuesta a la necesidad de contacto social. Los intereses mutuos, la amistad y la necesidad de satisfacer las necesidades sociales llevan a la formación de grupos de trabajo informal.  Ej.: tres empleados de diferentes departamentos que comen periódicamente juntos. Estos grupos generalmente son primarios ya que sus miembros tienen generalmente sentimientos de lealtad, camaradería y sentido común de los valores.

Muchos administradores consideran a los grupos de trabajo informal como negativos en su orientación hacia las metas organizaciones. 

“El 90% de los Gerentes opina que sus trabajadores podrían ser un 21% más eficaces si sus oficinas estuvieran mejor distribuidas y decoradas”

American Management Association

Mientras que las oficinas se pueden construir en casi cualquier ubicación de casi cualquier edificio, algunos requisitos modernos para las oficinas hacen de esto un poco más difícil. Los requisitos pueden ser legales (los niveles de iluminación deben ser suficientes, por ejemplo) o técnicos (los requisitos para el armado de una red). Además de otros requisitos tales como seguridad y flexibilidad de la distribución, esto ha conducido a la creación de edificios especiales para ser utilizados como oficinas.

Un edificio de oficinas es una forma de edificio comercial que contiene espacios diseñados principalmente para ser utilizado para los oficinistas. El propósito principal de un edificio de oficinas es proporcionar un lugar de trabajo para los trabajadores administrativos y directivos. Estos trabajadores ocupan generalmente áreas determinadas dentro del edificio, donde se les proporcionan los escritorios, las PC y todo equipo que puedan necesitar.

Las oficinas actuales deben contar con una distribución distinta y orientada a aprovechar mejor la luz natural. Una iluminación inadecuada puede causar fatiga ocular, cansancio y dolor de cabeza. También produce falta de atención, desánimo, depresión, irritabilidad, fatiga y estrés, lo que puede causar accidentes, poco rendimiento y bajas laborales.

A la hora de iluminar la oficina es aconsejable tener en cuenta que cada espacio tiene unas necesidades distintas de iluminación y que no se puede iluminar igual todas las zonas con una única luz general.

Y es que con las luces indirectas aportaremos a cada espacio la iluminación necesarias preciso tener en cuenta a la hora de iluminar una oficina es que no es bueno que exista el mismo nivel de iluminación en todos los espacios.

No debería haber la misma iluminación en un puesto de trabajo, donde la gente se toma un café, en un despacho de gerencia, la sala de juntas, etc.

·         Para la iluminación general de la oficina podemos optar por lámparas de techo que luz fluorescente compacta de 20W, 30W o 27W de tubos rectilíneos.

·         Aunque otra opción es con halógenos que nos permiten conseguir un ambiente más natural y cálido por la luz que aportan en su caso, opta por los halógenos orientados de 12V.

·         La iluminación indirecta para las distintas zonas de la oficina puede hacerse con halógenos y con lámparas fluorescentes.

·         Para la zona del escritorio lo ideal es una lámpara de luz difusa dirigida a la pared que ilumine la zona posterior a la pantalla, para así reducir el contraste entre sombras y luces de la pantalla.

·         Una lámpara de mesa de baja potencia es una buena opción para iluminar la mesa de trabajo.

·         La luz natural también ha de tenerse en cuenta a la hora de iluminar sobre todo en el caso del escritorio ya que debe poderse regular de alguna manera la luz entrante para evitar los molestos reflejos o deslumbramientos. Esto se soluciona con una cortina.

·         En cuanto al tipo de lámparas que situemos cerca de nuestro puesto de trabajo lo más recomendable es optar por las fluorescentes que emiten menos calor que las incandescentes tradicionales, y es que apenas se calientan y su vida es mucho mayor.

·         Evitaremos también deslumbramiento utilizando pantallas en los puntos de luz y a su vez podremos dirigir la luz de forma más eficaz.

·         Los halógenos orientados son otra opción pero en ocasiones se desaconsejan porque si no se colocan a la distancia correcta se convierten en fuentes de calor muy molestas. Y por tanto no garantizan siempre el grado de luz necesaria.

·         La iluminación asimétrica, típica de las lámparas de escritorio, es la mejor opción para el área de trabajo dirige los rayos de luz en modo indirecto y a lo largo de toda la superficie de trabajo, su distribución es uniforme y no produce sombras.

·         La luz debe ser proyectada en el lado correcto, según la forma que se escribe, por ejemplo, en el lado opuesto de la mano que escribe.

·         La sala de reuniones debe iluminarse centrando la atención en la mesa de reuniones ya que debe aportar la luz suficiente para los distintos usuarios de la mesa. Así que una iluminación general con una lámpara de techo que cubra toda la superficie de la mesa que aporte una luz natural y cálida es fundamental.

·         Si la mesa es amplia debería desecharse los halógenos y optar por lámparas incandescentes. Y también se desechan las fluorescentes porque suelen producir un efecto parpadeo que puede resultar molesto.

·         En la sala de reuniones las luces indirectas son necesarias, sobre todo cuando se necesita apagar la iluminación general para usar un proyector por ejemplo. Es que en muchos casos será necesario que se pueda personalizar la luz a cada momento. De ahí que no puedan faltar luces indirectas que además conseguir crear un ambiente más agradable y natural.

Lo que al mobiliario se refiere, todos sabemos que es un componente esencial en una oficina, y este puede ser un factor en el aumento de la productividad y esto es importante así como proporcionar una buena comodidad a los oficinistas. Un diseño adecuado y el espacio de oficina, invita a los trabajadores a un entorno visualmente agradable en el que pueden tener acceso más fácilmente a todas las herramientas de uso frecuente del comercio y terminar sus tareas con la menor cantidad de esfuerzo físico requerido.

Por ejemplo, antes de comprar una nueva silla de escritorio para su oficina, el usuario deba detenerse y pensar exactamente lo que va a hacer en su nueva silla. Esto le ayudará a determinar las mejores opciones que complementan su nivel de confort físico y el trabajo de rutina. Las sillas de escritorio están disponibles con una variedad de características que pueden hacer cada una de las tareas más fáciles. También están construidos y diseñados para adaptarse a diferentes tamaños y niveles de confort.

Si va a utilizar en su escritorio sillas principalmente para trabajar en la computadora la mayor parte del día, tendrá que investigar las características que tendrá la silla de escritorio para pasar sentados la mayoría de los días y que esta sea lo más cómoda posible. Que sea totalmente cómoda para los brazos le permitirá una estancia cómoda en el escritorio. Un diseño inclinado de asiento promueve la circulación a través de las piernas mientras estaba sentado durante largos períodos de tiempo. Un apoyo Lumbar ayudará a prevenir deslizamiento y mantener la espalda bien alineada y libre de tensiones. Una silla de oficina con una función de altura ajustable le permitirá posición de en la oficina a un nivel apropiado para su estancia en el trabajo.

Con respecto a cómo debe ser el escritorio para una oficina, hay que considerar varios elementos como por ejemplo el tamaño, la ubicación o las cosas que se van a colocar en dicho escritorio. Los escritorios que caben en cubículos son muy diferentes a un escritorio ejecutivo. Han sido diseñados tanto para el trabajo y la capacidad de usar un pequeño espacio. Una mesa de centro de llamadas tendría similares características, incluyendo la facilidad de uso de teléfono o computadora. La secretaria o el oficinista a menudo tienen un escritorio más grande, pero este escritorio es inmóvil en el trabajo de la persona. Esta persona necesita varias cosas al mismo tiempo. Necesitan un espacio de mostrador en la superficie, así como la computadora y el espacio del teléfono. Un escritorio debe ser elegido sobre la base de su uso y no sólo en su apariencia.

El escritorio equivocado en el lugar equivocado puede ser un perjuicio para el buen flujo de trabajo de oficina. Madera u otros materiales son una preferencia personal cuando se elija con que material se hará el escritorio. El color también es una opción personal. El punto necesario es que el usuario se sienta como en casa cuando esté sentado o de pie en el mostrador. El uso debe ser el factor primordial en el escritorio que sea elegido para su uso. Escritorios de alturas inusuales pueden ser adquiridos para los que le gusta trabajar de pie, en lugar de sentarse en una silla. La elección final de un escritorio es tener uno construido por un maestro de la madera capacitado para
hacer el trabajo.

En lo que al ruido se refiere, este es uno de los más grandes problemas de los lugares de trabajo ya que puede provocar estrés, fatiga, depresión, irritabilidad y patologías más graves relacionadas con la tensión que el ruido genera. La Organización Mundial de la Salud, aconseja que no se sobrepase el umbral de los 55 decibelios durante el día, para que el cuerpo no sufra alteraciones. En oficinas, el nivel máximo en zonas operativas debe ser de 50 dB, en las salas de conferencias 40 dB y en los despachos de 50 dB. Sin embargo el nivel medio es de 70 dB.

Otro punto importante a tomar en cuenta es la ventilación que debe haber en la oficina, aquí se recomienda buscar un ambiente térmico confortable para la mayoría de las personas que trabajan en su interior.

            La temperatura más indicada oscila entre los 200 y los 250 centígrados. Resulta aconsejable favorecer la renovación del aire abriendo las ventanas varias veces al día. Igualmente es preciso mantener las instalaciones de climatización en correctas condiciones sanitarias.

Los últimos puntos a tomar en cuenta en las oficinas y que van muy de la mano son la seguridad e higiene, considérense estos hechos; tan sólo en Estados Unidos:

·         En 1995, había 3.5 millones de discapacitados por accidentes laborales.

·         En 1995, 6,210 empleados murieron en accidentes de trabajo.

·         En 1995, había 500,000 casos reconocidos o diagnosticados como enfermedades laborales.

·         Cada año, se pierden unos 75 millones de días laborales debido a lesiones.

Es sorprendente la carga sobre el comercio estadounidense por la pérdida de productividad y sueldos y salarios, gastos médicos y compensaciones por lesiones. Pero no hay modo de calcular el sufrimiento humano involucrado.

Para prevenir pérdidas aún peores, el Congreso estadounidense promulgo en 1970 una Ley de Seguridad e Higiene Laboral, mejor conocida como OSHA. A pesar del las cifras que se mencionaron, la ley, diseñada para "asegurar, en la medida de lo posible, que todos los hombres y mujeres estadounidenses tengan condiciones laborales sanas y seguras y para preservar los recursos humanos", resultó muy eficaz y redujo el número de lesionados que provocaban pérdida de tiempo de trabajo, así como el número de muertes en accidentes de trabajo.

Cobertura OSHA

La ley se extiende a todos los patrones y sus empleados, con unas cuantas excepciones, que incluyen el gobierno federal y cualquier subdivisión política de un estado. Sin embargo, cada dependencia federal tiene la obligación de establecer un programa de seguridad e higiene que es vigilado por OSHA. Del mismo modo, cualquier estado de la Unión Americana que busque aprobación de OSHA para su programa de seguridad e higiene para el sector privado debe proporcionar programas similares que puedan cubrir a los empleados de los gobiernos locales y del estado y que al menos sea tan eficaz como el programa para las empresas privadas. Cuando el gobierno federal aprueba los programas estatales, afirmando que cumplen las normas federales, entonces el estado se encarga de hacer cumplir dicha ley que de otra manera realizaría el gobierno federal.

Normas OSHA

Una de las responsabilidades de OSHA es desarrollar y hacer cumplir de manera obligatoria las normas de seguridad e higiene. Estas normas caen en cuatro categorías principales: industria en general, marítima, construcción, y agricultura. Estas normas cubren el lugar de trabajo, el equipo y la maquinaria, el material, las fuentes de poder, los procesos, la ropa de protección, los primeros auxilios y los requerimientos administrativos. Vamos a enfocarnos principalmente en la parte administrativa y veremos los temas más relevantes a desarrollar en un programa de seguridad.

 La gerencia debe mantener un compromiso con la seguridad y la salud:

·         Proveer condiciones de trabajo salubres y seguras a los empleados

·         Asignar responsabilidades de seguridad y salud

·         Designar personas autorizadas para corregir riesgos en el área de seguridad y salud

·         Garantizar que los empleados puedan expresar sus preocupaciones concernientes a la seguridad y salud sin temor a represalias

·         Informar los riesgos a los empleados

·         Coordinar la comunicación de riesgos con otros empleadores en el lugar de trabajo

·         Fijar el cartel estatal o federal de OSHA

También se deben identificar y determinar riesgos:

·         Evaluar las operaciones, procedimientos, instalaciones y  equipo para identificar riesgos

·         Monitorear los niveles de exposición

·         Garantizar inspecciones periódicas de seguridad y salud

·         Realizar investigaciones sobre accidentes

·         Determinar si los controles administrativos  o de ingeniería  o el equipo de protección personal debe utilizarse

Debe haber un control y eliminación de los riesgos:

·         Asegurar que las máquinas y herramientas estén funcionando de manera segura y en cumplimiento con las normas correspondientes

·         Establecer controles de ingeniería y prácticas de trabajo para eliminar los riesgos la salud

·         Llevar a cabo trabajos de limpieza para eliminar los riesgos que puedan atribuirse a desechos y escombros en las áreas de trabajo

·         Proporcionar equipo de protección personal (PPE) adecuados cuando otros controles no son viables

·         Garantizar medios de salida seguros

Se deben de planificar las respuestas a las emergencias:

·         Desarrollar  planes de respuesta a emergencia

·         Desarrollar programas de prevención y protección contra incendios

Dar atención médica y primeros auxilios:

·         Proveer servicios médicos, tratamiento de primeros auxilios y suministros

·         Garantizar la disponibilidad del rescate de emergencia para los empleados lesionados

·         Fijar los números de teléfonos de emergencia de  médicos, hospitales y ambulancias

Además debe capacitarse a los empleados sobre todas las situaciones que pueden suceder:

·         Adiestrar a los empleados en el reconocimiento de riesgos

·         Adiestrar a los empleados a reconocer y evitar las condiciones inseguras

·         Proporcionar adiestramiento sobre las prácticas seguras del trabajo y las normas correspondientes

·         Proporcionar adiestramiento sobre el manejo seguro de la maquinaria y el equipo

·         Proporcionar adiestramiento sobre los riesgos en el acceso a las escaleras y escalinatas

·         Proporcionar adiestramiento sobre los riesgos y precauciones asociados con la entrada a espacios limitados y cerrados

Finalmente hay que verificar la corrección y el mantenimiento de expedientes:

·         Registrar las lesiones y fatalidades

·         Mantener los expedientes médicos

·         Mantener expedientes de la exposición

·         Mantener documentos y etiquetas apropiados para la verificación de la corrección

A continuación algunos consejos útiles más específicos a tomar en cuenta a la hora de laborar en una oficina:

ORDEN Y LIMPIEZA- ALMACENAMIENTO DE MATERIALES Los artículos pesados deben colocarse en los estantes bajos. Cerrar los cajones de los escritorios o archivos luego de usarlos. Abrir o cerrar con cuidado cualquier tipo de puerta. Cuando se necesite tomar algo que se encuentre en un estante alto, evitar subir a una silla, cajón u objeto similar. No dejar al alcance de la mano objetos punzantes o filosos. Guardar en recipientes seguros. No dejar objetos de vidrio en los bordes de escritorios o mesas. EQUIPOS DE OFICINA Aprender a utilizar correctamente los equipos de oficina. Leer cuidadosamente las instrucciones antes de poner en funcionamiento cualquier equipo. Si utiliza guillotinas hacerlo con cuidado, evitando acercar los dedos al filo de la cuchilla. GOLPES Y CAIDAS No dejar cables en el suelo. Mantener los pasillos libres de objetos que puedan provocar caídas. No amontonar materiales que obstaculicen el paso. No corra en la oficina aunque esté apurado. Los pisos desiguales y las alfombras deterioradas pueden provocar tropiezos al igual que los pisos lisos o encerados. Colocar los cestos de residuos donde no se tropiece con ellos. Las conexiones telefónicas o eléctricas no deben instalarse en lugares por donde se transite. INSTALACIONES ELECTRICAS No sobrecargar las toma-corrientes. Esto impide que se recaliente la instalación. Si se detecta un problema en la instalación, o en algún equipo, llamar a un especialista, no repare ningún equipo si no está capacitado. Evitar colocar objetos sobre los aparatos eléctricos. Al retirarse de la oficina, no olvidar apagar las luces y desconectar, siempre que sea práctico, los aparatos eléctricos. PROTECCIÓN CONTRA INCENDIO Asegurar que los accesos a los matafuegos y/o hidrantes no se encuentren obstruidos. Mantener despejadas salidas, pasillos y, si las hubiera, salidas de emergencia. Si se permite fumar, no colocar el cigarrillo encendido en bordes de escritorios. Usar cenicero. Apagar siempre allí las colillas de los cigarrillos, nunca tirar las colillas en los cestos de residuos, ventanas, etc. Al retirarse verificar que la llave de gas y hornallas de la cocina se encuentran cerradas.